Trattamento dei dati personali

Ultimo aggiornamento: 27 settembre 2026

Questa pagina spiega quali dati personali raccoglie Specie di Spazi APS, perché, per quanto tempo li tiene e a chi li affida. Vale per il sito speciedispazi.it, per l’iscrizione all’associazione, per i biglietti delle serate e per tutto ciò che succede in sede. È scritta ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

1. Chi tratta i tuoi dati

Specie di Spazi – APS
via Privata Atene 6, 20132 Milano – Italia
Codice fiscale 97940320159
Email: [email protected]

L’associazione è il titolare del trattamento. Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), perché per un’associazione delle nostre dimensioni non è obbligatorio: per qualsiasi domanda scrivi all’indirizzo qui sopra.

2. In breve

3. Nel dettaglio

3.1 Navigazione sul sito

Quando visiti il sito, il server e il servizio che lo protegge (Cloudflare) registrano automaticamente dati tecnici: indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, tipo di browser. Servono a far funzionare il sito e a difenderlo da abusi e attacchi.
Base giuridica: legittimo interesse alla sicurezza del sito (art. 6.1.f GDPR).

Contiamo le visite con Umami, uno strumento di statistica installato su server nostri: non usa cookie, non raccoglie l’indirizzo IP in forma leggibile e non ci permette di riconoscere chi sei. Vediamo solo numeri aggregati (quante visite, a quali pagine).
Base giuridica: legittimo interesse a capire quali contenuti sono utili (art. 6.1.f).

3.2 Iscrizione all’associazione (tesseramento)

Con il modulo di tesseramento raccogliamo: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza, email e, se vuoi, telefono. Questi dati servono a:

• valutare la domanda di ammissione e iscriverti nel libro dei soci, che la legge ci obbliga a tenere (art. 15 D.Lgs. 117/2017, Codice del Terzo Settore);
• emettere e rinnovare la tessera;
• farti partecipare alla vita associativa: convocazioni delle assemblee, comunicazioni ai soci, verbali di ammissione;
• adempiere agli obblighi contabili, fiscali e di legge.

Base giuridica: il rapporto associativo che instauri con noi (art. 6.1.b) e gli obblighi di legge (art. 6.1.c).
È obbligatorio? I campi contrassegnati come obbligatori sì: senza, non possiamo accettare l’iscrizione.
Per quanto: per tutta la durata dell’iscrizione e per i 10 anni successivi alla sua cessazione, come previsto per i libri e le scritture dell’associazione.

Minori. Chi ha meno di 18 anni può iscriversi solo con il consenso di un genitore o di chi ne esercita la responsabilità genitoriale.

3.3 Biglietti e prenotazioni

Le nostre attività sono riservate ai soci. Per questo, quando prendi un biglietto (a pagamento o gratuito), ti chiediamo il codice fiscale di ogni partecipante e, se vuoi, il suo nome. Il sistema verifica in automatico che ogni codice fiscale corrisponda a una persona iscritta e, se il biglietto lo richiede, con la tessera valida alla data della serata. Se la verifica non passa il biglietto non viene emesso: puoi sempre scriverci o rivolgerti a un volontario per controllare insieme.

Raccogliamo inoltre nome ed email di chi acquista, per inviare il biglietto e la ricevuta. Il pagamento avviene su PayPal o Satispay: noi non vediamo mai i dati della tua carta o del tuo conto.

Se prenoti per altre persone, sei tu a fornirci i loro dati: ti chiediamo di informarle e di far loro leggere questa pagina.

Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto (art. 6.1.b) e obblighi di legge legati alla natura non commerciale delle attività riservate ai soci e alla contabilità (art. 6.1.c).
Per quanto: 10 anni, come le altre scritture contabili.

3.4 Newsletter

Se lo scegli (nel modulo di tesseramento o nel modulo in fondo alle pagine), usiamo la tua email per mandarti la newsletter con le serate in programma.
Base giuridica: il tuo consenso (art. 6.1.a), che puoi revocare in qualsiasi momento con il link presente in ogni email o scrivendoci. La revoca non ha effetto sugli invii già fatti.
È obbligatorio? No: senza newsletter puoi comunque iscriverti e partecipare.
Per quanto: finché non ti disiscrivi. Non chiediamo il consenso a chi ha meno di 14 anni.

3.5 Modulo contatti ed email

Se ci scrivi, usiamo nome, email, telefono e il contenuto del messaggio solo per risponderti.
Base giuridica: la tua richiesta (art. 6.1.b).
Per quanto: 24 mesi dalla chiusura della conversazione (spesso una proposta si riprende la stagione dopo), salvo che diventi parte di un rapporto (per esempio un’iscrizione).

Per proteggere i moduli dallo spam usiamo controlli interni (campi nascosti, limiti di invio, filtri sui testi ripetuti): nessun servizio esterno di verifica.

3.6 Foto e video delle serate

Durante le serate possiamo scattare foto e girare video per documentare le attività e raccontarle sul sito, nella newsletter e sui nostri canali social. Privilegiamo inquadrature d’insieme.
Base giuridica: legittimo interesse a documentare e promuovere le attività dell’associazione (art. 6.1.f). Primi piani e ritratti riconoscibili li pubblichiamo solo con il tuo consenso.
Se non vuoi comparire, dillo a un volontario durante la serata, oppure scrivici dopo: toglieremo o sfocheremo l’immagine.

3.7 Volontari

Chi collabora come volontario riceve un account per gestire cassa, accoglienza e soci. Trattiamo nome, email, credenziali di accesso e un registro delle operazioni svolte, per organizzare le attività e per sicurezza.
Base giuridica: il rapporto di volontariato (art. 6.1.b) e il legittimo interesse alla sicurezza dei dati dei soci (art. 6.1.f).
Per quanto: per la durata dell’incarico e per i 2 anni successivi; per chi ha gestito cassa, spese o rimborsi, 10 anni, come le scritture contabili a cui quelle operazioni sono collegate.

I volontari accedono ai dati dei soci solo per quanto serve al loro compito e sono tenuti alla riservatezza.

3.8 Difesa dei diritti dell’associazione

Possiamo conservare i dati necessari ad accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, per il tempo strettamente necessario (art. 6.1.f).

4. A chi affidiamo i dati

I dati non vengono venduti né ceduti a terzi per fini commerciali. Li trattano:

• i membri del consiglio direttivo e i volontari autorizzati, ciascuno per il proprio compito;
• i fornitori che ci offrono i servizi tecnici, nominati responsabili del trattamento (art. 28 GDPR):

  Fornitore	A cosa serve	Dove sono i dati
  Hetzner Online GmbH	server che ospita il sito e il database	Unione Europea
  Cloudflare, Inc.	protezione e velocità del sito	UE e USA
  Google Cloud EMEA Ltd (Google Workspace)	posta elettronica, libro soci e verbali in Google Fogli e Documenti	UE e USA
  Altri fornitori di software	gestionale di soci e tessere, strumenti di lavoro interni dell’associazione	UE e USA

• PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. e Satispay Europe S.A., per i pagamenti: agiscono come titolari autonomi, ciascuno secondo la propria informativa;
• consulenti (per esempio il commercialista), per gli adempimenti contabili e fiscali;
• autorità pubbliche, quando la legge lo richiede.

Le immagini delle serate, se pubblicate, sono visibili a chiunque sul sito e sui canali social dell’associazione.

5. Dati fuori dall’Unione Europea

Alcuni fornitori (Cloudflare, Google e alcuni strumenti di lavoro interni) hanno sede negli Stati Uniti o possono trattare dati lì. Questi trasferimenti avvengono solo con le garanzie previste dal GDPR: l’adesione del fornitore all’EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023, confermata dal Tribunale UE il 3 settembre 2025) oppure le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR). Puoi chiederci una copia delle garanzie adottate.

6. Cookie

Il sito usa solo cookie tecnici, necessari a farlo funzionare: mantenere l’accesso di soci e volontari, ricordare il carrello dei biglietti, proteggere il sito dai bot (Cloudflare). Per questi cookie non serve il consenso (art. 122 D.Lgs. 196/2003).

Non usiamo cookie di profilazione né di pubblicità. Le statistiche (Umami) non usano cookie. I caratteri tipografici sono serviti dal nostro server, non da Google.

Video di YouTube: nelle pagine delle serate il video non viene caricato finché non premi “Guarda il video”. Solo allora il tuo browser si collega a YouTube (Google), in modalità “privacy avanzata”, che non memorizza informazioni sulla tua navigazione finché non avvii la riproduzione. Da quel momento vale l’informativa di Google.

Puoi comunque bloccare o cancellare i cookie dalle impostazioni del browser: alcune funzioni, come l’accesso o l’acquisto dei biglietti, potrebbero non funzionare.

7. Come proteggiamo i dati

I dati stanno su server nell’Unione Europea, raggiungibili solo con connessione cifrata. L’accesso è limitato alle persone autorizzate, con credenziali personali, e le operazioni sui dati dei soci vengono registrate. Facciamo copie di sicurezza regolari.

8. I tuoi diritti

In qualsiasi momento puoi chiederci di:

• sapere quali tuoi dati abbiamo e riceverne una copia (art. 15);
• correggerli o completarli (art. 16);
• cancellarli, quando non siamo obbligati per legge a conservarli (art. 17);
• limitarne l’uso (art. 18);
• riceverli in un formato leggibile da computer, per portarli altrove (art. 20);
• opporti ai trattamenti basati sul nostro legittimo interesse, come le foto delle serate (art. 21);
• revocare il consenso dato, per esempio alla newsletter, senza conseguenze sui trattamenti già fatti (art. 7);
• non essere soggetto a una decisione basata solo su un trattamento automatizzato: per la verifica automatica della tessera sui biglietti puoi sempre chiedere un controllo da parte di una persona (art. 22).

Scrivi a [email protected]: ti rispondiamo entro un mese. Potremmo chiederti di confermare la tua identità.

Se ritieni che trattiamo i tuoi dati in modo non corretto, puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it) o rivolgerti all’autorità giudiziaria.

9. Modifiche

I dati personali vengono cancellati automaticamente alla scadenza dei tempi indicati. Possiamo conservare senza limiti di tempo solo statistiche anonime, da cui non è possibile risalire alle persone (per esempio il numero di presenze a una serata).

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano le nostre attività o gli strumenti che usiamo. La data in cima alla pagina indica l’ultima versione. Se le modifiche riguardano il modo in cui usiamo i dati dei soci, lo comunichiamo anche via email.